Personal Assistant - #7447720

Ben jij een zeer georganiseerd persoon met uitzonderlijke multitaskingvaardigheden? Onze klant is op zoek naar een getalenteerde Personal Assistant om hun dynamische internationale team te versterken. Ga de uitdaging aan om advocaten in een prestigieus kantoor te ondersteunen bij het beheren van agenda's, documenten, klantcontacten en meer. Als je een diploma hebt in administratief management, ervaring hebt in een professionele dienstverleningsomgeving en vloeiend Engels, Duits en Frans spreekt, dan is deze functie perfect voor jou! Laat je communicatie- en probleemoplossende vaardigheden zien in een lonende functie waarin je echt een verschil kunt maken. Een competitief salaris en een ondersteunende werkomgeving wachten op jou! Solliciteer nu!

Beschrijving

De Personal Assistant Assisteert De Advocaten Bij Het Leveren Van Een Professionele, Responsieve En Hoogwaardige Service Aan De Cliënten Van Het Kantoor

• Het organiseren en prioriteren van werklast en het behouden van een nuchtere aanpak in een drukke werkomgeving.
• Nauwkeurige en volledige telefoonboodschappen aannemen voor advocaten en vragen van interne/externe bellers hulpvaardig en professioneel afhandelen.
• Conferentiegesprekken, lunches en reizen regelen en helpen bij de voorbereiding van interne en externe vergaderingen en evenementen.
• Bijhouden van up-to-date archiefsystemen zodat advocaten documenten gemakkelijk kunnen vinden en gebruiken. Assisteren bij documentbeheer, inclusief het veilig opslaan/archiveren van bestanden.
• Formatteren, fotokopiëren, scannen, afdrukken en inbinden van documenten zoals vereist.
• Nauwkeurige, aantrekkelijke en goed gepresenteerde documenten maken van niet-geformatteerde tekst en gegevens met behulp van PDF, Word, PowerPoint en Excel en in lijn met de huisstijl van het kantoor.
• De Outlook-agenda van advocaten effectief beheren.
• Efficiënt gebruik maken van de verschillende IT-systemen van het bedrijf.
• Proactief beheren van de klantcontacten van advocaten met behulp van de contactendatabase van het kantoor.
• Factureren van cliënten en opvolgen van openstaande rekeningen met de cliëntenadministratie.
• Ervoor zorgen dat de tijd van advocaten wordt ingevoerd in ons tijdbeheersysteem.
• Voorbereiden en opvolgen van onkostennota's van advocaten.
• Nauw samenwerken met advocaten om hun online bio up-to-date te houden.
• Openen van dossiers van nieuwe cliënten en opstellen van opdrachtbrieven.
• Alle andere taken uitvoeren die door advocaten of de Practice Manager in het algemeen belang van het kantoor worden gevraagd.
  
  
  

Profile

• Een diploma in administratief beheer of gelijkwaardig. Ervaring kan in de plaats komen van kwalificaties.
• Ervaring in een soortgelijke functie in een professionele dienstverleningsomgeving, met bij voorkeur een gevorderde kennis van alle aspecten van secretarieel management.
• Uitstekende kennis van het Engels in woord en geschrift; vloeiend in het Duits en Frans.
• Sterke schriftelijke communicatie- en computervaardigheden met gevorderde kennis van PDF en MS Office tools.
• Je moet je kunnen aanpassen aan verschillende concurrerende eisen en betrouwbaar zijn.
• In staat om discretie te tonen tegenover collega's, klanten en externe relaties.
• Betrouwbaar en oog voor detail met vaardigheden op het gebied van timemanagement.
• Blijk geven van een behulpzame en can-do houding.
• Sterke luistervaardigheid en probleemoplossende vaardigheden.
  
  
  

Aanbod

Onze cliënt biedt je een uitdagende functie in een dynamisch internationaal team. Je krijgt de grote verantwoordelijkheid om een echte impact te hebben op het runnen van het advocatenkantoor. Daarnaast geniet je van een competitief salaris en een aangename werkomgeving.